Электронные трудовые книжки – это цифровые аналоги бумажных. Они официально действуют в Украине с 10 июня 2021 года. Их внедрили, чтобы усовершенствовать учет трудовой деятельности украинцев и уменьшить бумажный документооборот. Это также уменьшает риск потери или повреждения документов.
Теперь работники могут в любой момент проверить свой страховой стаж – период, в течение которого они уплачивали страховые взносы в Пенсионный фонд (до 2004 года этот стаж назывался “трудовой”). А в будущем – автоматически выйти на пенсию без визита в Пенсионный фонд.
Оцифровка трудовых книжек будет длиться пять лет (с 2021 по 2026 год). После этого данные будут внесены в Реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования и сформирован конечный вариант электронной трудовой книжки. С тех пор бумажная версия будет не нужна. По желанию работник может хранить его у себя или вести параллельно с электронной версией.
Какие данные можно внести в электронную трудовую книжку?
Отцифровать можно любые документы, подтверждающие ваш страховой стаж. Прежде всего для этого необходимо иметь сканированные цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и других документов, подтверждающих стаж. Кроме трудовой книги, это также может быть:
- документы о получении образования;
- свидетельство о рождении ребенка (для женщин);
- военный билет;
в случае утраты трудовой: справки, выписки из приказов, личные счета и сведения о выдаче заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и другие документы, содержащие сведения о периодах работы.
Кто должен вносить данные?
Это может делать работник или работодатель.
Как представить скан-копии документов?
Отсканированную трудовую книжку или другие документы, удостоверяющие страховой стаж, можно подать через персональный кабинет на веб-портале Пенсионного фонда. Это может сделать работник или работодатель. Чтобы добавить документы, перейдите на сайте ПФУ в раздел «Коммуникации по ПФУ» и выберите пункт «Сведения о трудовых отношениях».
Скан-копии должны отвечать следующим требованиям :
- скан-копия должна быть цветной;
- необходимо производить скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;
- скан-копии должны быть четки и отображать все реквизиты документа (название документа, серийный номер, дата выдачи, печати, подписи, ФИО владельца) и непосредственно сами записи (рекомендованное разрешение при сканировании — 300 dpi);
- формат изображения должен быть .jpg или .pdf;
- размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.
Как проверить, моя трудовая книжка уже оцифрована?
Электронные трудовые книжки доступны в кабинете портала электронных услуг Пенсионного фонда Украины (ПФУ).
Чтобы зайти в кабинет, необходимо авторизироваться одним из следующих способов:
- по квалифицированной электронной подписи (КЭП), которую можно получить в Государственной налоговой службе, аккредитованном центре сертификации ключей, а также в некоторых банках: ПриватБанк, УкрСиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Креди Агриколь Банк и т.д. Более подробно о том, как оформить электронную подпись, читайте здесь;
- по логину и паролю – для этого необходимо зарегистрироваться на портале с помощью кода, полученного в территориальных органах ПФУ при наличии паспорта, регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика (РНОКПП) и соответствующего заявления;
- через сервис ID.GOV.UA , предусматривающий идентификацию по Mobile ID или Bank ID;
с помощью Дия. Пидпис.
У меня уже есть электронная трудовая книжка, но в ней есть данные только с 2004 года
На вебпортале Пенсионного фонда Украины страховой стаж рассчитывается с 1 января 2004 года. Это связано с принятием Закона Украины «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» от 09.07.2003 №1058-IV, который ввел понятие «страховой стаж». До этого стаж был трудовым. Трудовой стаж, полученный до 2004 года, полностью засчитывается в общий страховой стаж работника. Если ваша трудовая деятельность началась до 2004 года, вы можете самостоятельно добавить соответствующую информацию, отправив скан-копии документов.
Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку, если она уже оцифрована?
Бумажные трудовые книжки будут не нужны с 2026 года. До тех пор лучше сохранять свою, даже если она уже оцифрована.
