Відстеження міжнародних поштових відправлень

При здійсненні покупок в зарубіжних онлайн-магазинах, ми всі так чи інакше стикаємося з питанням відстеження поштового відправлення, яким нам доставляється куплений товар.

У даній статті будуть розглянуті загальні питання, що стосуються відстеження міжнародних поштових відправлень (МПВ). Будуть розглянуті загальні принципи за якими МПВ діляться на відстежувані і невідстежувані, основні етапи доставки, які проходять відправлення. Окремо розглянуто питання структури міжнародних номерів для відстеження, які присвоюються МПВ.

Так само мова піде про середні терміни доставки і фактори, що сильно впливають на ці терміни. Окремим розділом буде представлена інформація про можливості відстеження МПО на сайтах державних поштових служб країн відправника і одержувача, а так само використанні для відстеження універсальних незалежних сервісів.

Основні принципи

Відстежувані і не відстежувальні МПВ

МПВ (міжнародні поштові відправлення) діляться на дві основні категорії:

  • Посилки (понад 2 кг)
  • Дрібні пакети (до 2 кг)

Так само МПВ діляться на:

  • Зареєстровані (з можливістю відстеження)
  • Незареєстровані (без можливості відстеження)

Посилки, а так само будь-які відправлення через EMS – це завжди зареєстроване відправлення, а ось дрібні пакети можуть бути як зареєстрованими, так і не зареєстрованими.

Зареєстрованим МПВ в країні відправлення присвоюється унікальний 13-ти значний номер, за яким можна контролювати переміщення МПВ від відправника до одержувача, використовуючи сервіси для відстеження національних поштових операторів цих країн або незалежні сервіси для відстеження.

Номер для відстеження зареєстрованих дрібних пакетів завжди починається на букву R (Registered).

Відповідно, відстежувати рух МПО з використанням сервісів відстеження можливо тільки для відправлень EMS, посилок і зареєстрованих дрібних пакетів, за умови, що вам відомий номер для відстеження.

Приклади номерів для відстеження:

CQ123456785US поштове відправлення з США (посилка)
RN123456785US поштове відправлення з США (дрібний пакет)
EE123456785US-EMS  відправлення з США
RA123456785CN поштове відправлення з Китаю
Rj123456785GB поштове відправлення з Великобританії
Останні 2 букви в номері для відстеження позначають країну, в якій відправлення прийнято до пересилання. Більш детально про структуру трек-номера можна буде прочитати в наступному розділі.

Структура трек-номера

Згідно з правилами UPU (Всесвітнього Поштового Союзу) (стандарт S10) трек-номер МПВ складається з 9 цифр і 4 букв. Структура трек-номера: XX * * * * * * * * * XX, де X – букви, а * – цифри.

Приклад: RA123456785GB

Перші дві великі латинські літери позначають тип поштового відправлення. Ось основні з них:

LA-LZ – нереєстроване МПВ вагою менше 2 кг (дрібний пакет). Не відстежується.
RA-RZ – реєстроване МПВ вагою менше 2 кг (дрібний пакет). Відстежувати можна.
CA-CZ – реєстроване МПВ вагою більше 2 кг (посилка). Відстежувати можна.
EA-EZ – реєстроване МПВ, оформлене як експрес-відправлення (EMS). Відстежувати можна.
Далі в трек-номері вказується восьмизначний цифровий унікальний номер МПВ. Згідно з правилами UPU він не може повторюватися принаймні протягом одного року. Остання (дев’ята) цифра являє собою перевірочний код, обчислюваний за допомогою певної математичної функція від номера відправлення.

В кінці трек-номера так само вказуються дві великі латинські літери, які скорочено позначають країну відправника згідно стандарту ISO 3166-1-alpha-2 code. Наприклад CN – Китай, SG – Сінгапур, GB  – Великобританія, DE – Німеччина, US – США і т. д.

C допомогою інструменту (реалізований у вигляді Excel-документа), опублікованого на сайті UPU можна перевірити правильність трек-номера, а також підрахувати перевірочний код за відомим восьмизначним номером МПВ.

Слід мати на увазі, що за трек-номером МПВ неможливо визначити країну одержувача. Дана можливість в принципі не передбачена в структурі трек-номера.

Окремо слід згадати про трек-номера, що надаються комерційними Експрес-Перевізниками типу DHL, FedEx, UPS і т.д. дані трек-номери не потрапляють під класифікацію міжнародних треків за стандартами UPU і можуть містити в собі різні буквено-цифрові значення.

Відстежити такі відправлення можна тільки або в системах стеження на сайтах цих перевізників, або скориставшись універсальними сервісами для відстеження, про які мова піде нижче, за умови що даний сервіс, підтримує відстеження цього перевізника.

Основні етапи доставки МПВ

Основні етапи руху і, відповідно, відстеження МПО можна умовно розділити на дві частини:

  • Рух в країні відправника
  • Рух в країні одержувача

Після прийому, МПВ потрапляє на етап сортування. Кількість етапів сортування буде тим більше, чим далі віддалено місце прийому від місця міжнародного поштового обміну (ММПО), де відправлення буде готується до імпорту в країну одержувача і проходити митний огляд. Наступним етапом буде безпосередньо імпорт відправлення в країну одержувача. У країні одержувача процес схожий, тільки зворотний за своїми діями.

Відповідно і записи в системах відстеження будуть носити схожий характер і відображати ці ж етапи проходження МПВ від відправника до одержувача.

Процес переходу із зовнішньої поштової системи у внутрішню – до імпорту найкраще відстежувати на сайті пошти відправника, а потім, для отримання більш оперативної інформації – на сайті пошти одержувача (хоча у відправника вона теж оновлюється, але не так оперативно). Це ще один з приводів скористатися універсальними і незалежними сервісами відстеження, про які ми поговоримо трохи пізніше в цій статті.

Слід зазначити той факт, що етап між імпортом і експортом може бути дуже тривалим за часом і становити від 2 тижнів до півтора місяців в залежності від різних факторів, які будуть розглянуті в наступному розділі.

Середні терміни доставки МПВ

Середні терміни доставки МПВ можуть варіюватися і залежати від наступних факторів:

Вид відправлення

Як правило посилки доставляються швидше дрібних пакетів, тому що мають пріоритет в обслуговуванні. Що стосується дрібних пакетів, то терміни доставки реєстрованих (тих, що відслідковуються) МПВ практично не відрізняються від термінів доставки нереєстрованих.

Тип поштового відправлення

Поштові відправлення оформлені через EMS доставляються швидше, ніж МПВ відправлені державними Поштовими службами.

Країна відправлення і країна доставки

Поштові служби різних країн мають різні технології обробки пошти і різні контрольні терміни. Тому, наприклад, відправлення з Китаю доставляються в Україну довше ніж відправлення з Гонконгу або Сінгапуру. А відправлення з Великобританії, за інших рівних умов, швидше ніж відправлення з США.

Пори року

У кожної поштової служби світу є пікові періоди, коли пошта працює на межі своїх можливостей. Як правило – це національні свята. Так само існує загальний для всіх служб світу глобально складний період – це новорічні свята. Причому затримки в доставці починають з кінця листопада-початку грудня і більш-менш робота поштових відомств приходить в норму тільки до кінця січня. У цей період дуже великі затримки в доставці, які можуть досягати 2-3 місяців. Окремо варто відзначити і святкування нового року за місячним календарем – в ці періоди вкрай не стабільно працюють, а часто зовсім не працюють, поштові служби країн Південно-Східної Азії. Наприклад в Китаї в цей період наступають новорічні канікули і 2-3 тижні в лютому практично ніхто не працює. Тому в період свят краще утриматися від онлайн-покупок.

У звичайні (непікові) періоди середні терміни доставки МПВ в Росію практично з усіх країн складають 3-4 тижні для дрібних пакетів, 2-3 тижні для посилок і 1-2 тижні для відправлень EMS.

Осібно в цьому ряду стоять комерційні Експрес-служби доставки пошти і вантажів – UPS, FedEx, DHL та ін. Швидкість доставки цими службами незрівнянно вище, доставка з будь-якої точки планети може бути проведена за 3-7 днів (якщо не буде потрібно додаткового митного оформлення з боку одержувача). Але так само варто відзначити і вартість такої доставки – вона значно вище ніж вартість доставки державними Поштовими службами. Крім цього так само існує і ряд митних обмежень на доставку товарів за допомогою цих комерційних перевізників.

Відстеження посилок

Отримання трек-номера

Трек-номер для відстеження поштового відправлення може бути отриманий відправником двома способами:

  • Відправник оформляє МПВ безпосередньо в поштовому відділенні і йому присвоюється номер для відстеження.
  • Відправник оформляє документи на МПВ дистанційно за допомогою поштових онлайн-сервісів і так само отримує номер відстеження для даного МПВ.

У першому випадку фізична передача відправлення поштовим службам відбувається відразу ж, тому інформація про номер для відстеження потрапляє в систему відстеження досить оперативно і одержувач як мінімум може вже бачити позначку про прийом МПВ до відправки.

У другому випадку відправник має на руках тільки сам трек-номер (і може повідомити його Вам), але фізична відправка товару ще не проведена. В даному випадку ви будете мати трек-номер, але система відстеження не буде давати вам ніякої інформації про нього. Тут варто набратися терпіння. Трек-номер почне відслідковуватися протягом декількох днів. Як правило це 1-3 дні.

Так само слід мати на увазі, що інформація у всіх системах відстеження оновлюється з затримками. У деяких поштових служб оновлення інформації може відбуватися наприклад 2 рази на добу, а у деяких 8 разів на добу.

Ви, як одержувач, можете дізнатися трек-номер свого відправлення декількома способами:

  • Трек-номер буде доданий в деталі Вашого замовлення якщо мова йде про покупку в інтернет-магазині.
  • Трек-номер буде повідомлений вам листом від магазину або від приватного продавця, якщо мова йде про покупки на аукціонах, відразу ж після відправки товару або формування на нього поштових документів.
  • Трек-номер буде повідомлений вам після відправки запиту в магазин або продавцю. На жаль, не всі магазини і продавці інформують своїх покупців про трек-номерах відправлень за замовчуванням.

Сайти поштових служб

Основним джерелом інформації про рух МПО з трек-номером природно є сайти поштових служб країни відправника і країни одержувача. На цих сайтах завжди є відповідний розділ в якому можна перевірити свій трек номер.

Для перевірки необхідно ввести трек-номер у відповідне поле і натиснути кнопку TRACK (на різних сайтах вона може мати і різні назви). Іноді системи для відстеження просять ввести капчу (спеціальні символи відображаються на сторінці), яка використовується як захист від великої кількості автоматичних перевірок номерів. На прикладі показаний блок відстеження сайту Пошти Великобританії.

Після натискання кнопки перевірки можна буде побачити або розгорнуте відображення всіх статусів трек-номера, або останній запис про даному треку (як на нашому прикладі). В даному випадку ми бачимо, що перевіряєме відправлення покинуло Великобританію 16 січня 2013 р.

Процедура перевірки треків на сайтах поштових служб інших країн світу практично ідентична.

Незалежні сервіси

Якщо відстежується одне або два відправлення, то цей процес зазвичай не викликає питань. А ось якщо ви одночасно чекаєте посилок 10 або 20 або 30, то в даному випадку одночасне їх відстеження викличе певні труднощі.

Якраз в основному для вирішення подібних питань і створюються незалежні Сервіси для відстеження поштових відправлень. Це вкрай зручні, функціональні і одночасно прості програми або онлайн-сервіси. Як правило всі вони дозволяють одночасно відстежувати відправлення в багатьох поштових службах світу, створювати списки відстежуваних відправлень, проводити автоматичну перевірку всіх відправлень через певні проміжки часу.

Подібних програм і сайтів досить багато, всі вони володіють різним функціоналом і можливостями. Але серед усього цього різноманіття хотілося б виділити окремо кілька найбільш корисних і затребуваних у аудиторії покупців сервісу:

1. Власний Трекер посилок Postal Ninja (postal.ninja/uk) дозволяє користувачам відстежувати відправлення більшості поштових служб світу і кур’єрських перевізників. Відстеження відправлень можливо в режимі гостя, без будь-якої реєстрації. Подивитися підтримувані поштові сервіси можна на цій сторінці – postal.ninja/uk/p/tracking

2. Програма для відстеження поштових відправлень TrackChecker може бути встановлена як на ПК, так і на персональні мобільні пристрої. Список підтримуваних сервісів становить понад 250 поштових служб. Дозволяє створювати списки перевіряються трек-номерів. Крім цього є можливість додавання до номера для відстеження даних, що дозволяє мати точну інформацію про всі події які відбуваються з конкретним замовленням від моменту його оплати в магазині до моменту вручення адресату.

Крім вищевказаних існує безліч інших сервісів відстеження поштових відправлень з різними можливостями і різним складом підтримуваних поштових служб, тому перераховувати їх особливого сенсу немає. Трохи осібно стоїть хіба що 17track.net, який непогано відстежує посилки Пошти Китаю, але має досить незручний інтерфейс і не підтримує багато локальних китайських логістичних компаній.

Навіщо відстеження звичайному покупцеві

В даному заключному розділі хотілося б трохи сказати не тільки про технічну сторону питання, якій була присвячена стаття, а й про психологічну сторону питання відстеження. А так само поговорити і про загальні цілі відстеження.

Цілком зрозуміло, що всі покупці хочуть отримати свій товар якомога швидше і потай сподіватися, що товар відправлений скажімо з Китаю або США прийде одержувачу в Україну через тиждень. Але, на жаль, чудес не буває і вибираючи доставки товару звичайною державною поштовою службою потрібно бути морально готовим до очікування в 3-4 тижні.

За цей час хтось перевірить свій трек-номер всього кілька разів, що б переконатися що відправлення рухається, а хто то перевірить свій трек-номер кілька десятків або сотень разів… Звичайно ж останнє більш властиво новачкам онлайн-шопінгу і їх хвилювання навіть десь виправдано. Але істина криється в тому, що скільки б разів ми не перевіряли свій трек-номер, посилка від цього не буде рухатися швидше! Тому все ж не варто ставитися до питань відстеження настільки параноїдально.

По суті, відстеження – це інструмент контролю за фізичним переміщенням відправлення в принципі, інструмент контролю за дотриманням термінів доставки. І дані відстеження відправлення вам, наприклад, дуже знадобляться, якщо ви вирішите пред’являти поштовим службам якісь претензії по доставці відправлення або по швидкості доставки.

Тому можна визначити три основні цілі відстеження:

  • Інформаційна – коли Одержувач просто відстежує процес руху і терміни доставки свого відправлення, отримуючи інформацію з систем відстеження.
  • Контрольна – коли Одержувач, за допомогою інформації систем відстеження може контролювати терміни проходження відправлення на тих чи інших етапах його обробки і доставки з метою співвіднесення цих термінів з контрольними термінами доставки і отримання будь-яких компенсацій з боку поштових служб, у разі недотримання цих термінів.
  • Доказова – коли інформація з систем відстеження служить доказом в можливих спорах між відправником і одержувачем, в разі не отримання відправлення або його втрати (на жаль, але таке теж іноді буває)

Для скорочення часу на сам процес відстеження звичайно ж рекомендується використання незалежних сервісів для відстеження, які дозволяють створювати списки відстежуваних трек-номерів. Трек-номер додається туди один раз і вже потім можна раз в 1-2 дня спокійно дивитися результати відстеження. Це значною мірою скорочує і час відстеження всіх ваших посилок і дозволяє зберегти нерви.

Всім удачі в покупках і швидкого руху відправлень!

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

nineteen − six =